Detsembris toimus Kultuurikatlas Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi poolt korraldatud reaalajamajanduse konverents, mille osalejate seas tehtud kiire küsitlus näitas, et kuigi valdavalt peetakse e-arveid mugavateks, on teises otsas siiski palju neid, kelle hinnangul on e-arvete näol tegemist keerulise ja kalli lahendusega.
Raamatupidamisbüroo Grow Finance juht ja partner Ulvi Tallo peab oluliseks selliste hinnangute ümberlükkamist ja toob välja neli peamist aspekti, miks peaksid nii suured, keskmised kui ka väike- ja isegi mikroettevõtted üle minema e-arveldusele niipea kui võimalik.
1) E-arved on odavad ja kiired.
E-arve saatmine maksab ettevõttele sõltuvalt tema suurusest maksimaalselt mõned sendid. On ebamõistlik jätta selle paari sendi pärast e-arved esitamata. Samuti ei ole e-arvete koostamine ajakulukas. Kui esimene e-arve seadistatud, joonduvad kõik ülejäänud juba selle järgi. Lihtne copy-paste ja mõningate andmete muutmine ning uus e-arve ongi valmis ja teele pandud.
2) Kasuta programmi.
Raamatupidamisprogramm, milles e-arvete koostamine ja edastamine käepäraseks tehtud, on mõistlik otsus kõigile, sh mikroettevõttele. Wordid, Excelid ja muud taolised programmid tuleb kõrvale lükata. Seda enam, et väikese dokumentide mahuga ettevõtete jaoks on paljud programmid tasuta või minimaalse tasu eest. Nt Smartaccounts, Merit Aktiva, SimplBooks.
3) Kaasa raamatupidaja.
Kui müügiarveid teeb e-arvete kujul ettevõtja ise, siis ülejäänud raamatupidamislikud tegevused võiks jätta valdkonna spetsialistile. Ettevõtjal pole põhjust jalgratast leiutada, oma väärtuslikku aega raisata ja pead murda selle üle, kuidas e-arved toimivad. Raamatupidamistöös on tihti ette tulnud olukordi, kus raamatupidaja on pidanud tagantjärgi vaeva nägema, et parandada isetegija vigu.
4) E-arved on keskkonnasõbralikud.
Kui enamasti on selge, et võrreldes digitaalsetega kahjustavad paberarved keskkonda enam, siis fakt, et ka PDF-arve on e-arvest keskkonnavaenulikum, tuleb paljudele üllatusena. Omakorda kahjustavad keskkonda lisaks veel need, kes edastavad arveid meiliga või omakorda prindivad need arved paberil välja. Lisaks suurendab jalajälge PDF-arvete arhiiv, mis suureneb aastast aastasse ja seda nö silmale märkamatult. Grow Finance klientide alusel tehtud arvestus näitas, et ainuüksi B2B vahel saadetavad PDF-arvete jalajälje suurus on seitsme aasta kokkuvõttes umbes 500TB, mis on pöörased 15 000 000 kg CO2. Kuna aga PDF-arveid ei kustutata tihtilugu ka peale seitsme aasta möödumist, võib ainult ette kujutada, kui suureks muutub sellise arhiivi süsinikujalajälg.
Ulvi Tallo on seisukohal, et kui ettevõte on valmis vastu võtma e-arveid ja on andnud selleks e-äriregistris selge kinnituse, siis ei tohiks talle enam muus vormis arveid edastada. Nii jõuame Tallo kinnitusel lähemale e-arvete laialdasele kasutamisele ja seega rohelisemale ning edukamale riigile.