Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) 2020. aastal paika pandud reaalajamajanduse visiooni kohaselt tuleb ettevõtja ja riigi vahelises suhtluses liikuda senisest aruandluspõhisest infovahetusest andmepõhisele ning seeläbi vähendada ettevõtja halduskoormust ja bürokraatiat.
Täna on masinloetavaid andmeid võimalik esitada läbi majandustarkvara Maksu- ja Tolliametile. Statistikaametil on olemas võimekus masinloetavaid andmeid vastu võtta, Finantsinspektsioon võtab andmepõhiselt vastu infot kõikide aktsiatehingute kohta Eestis. (Andmepõhise aruandluse juurutamise teekaart 2021-2024)
Majandus ja Kommunikatsiooniministeerium viis 2022. aasta lõpus ettevõtjate seas läbi küsitluse, mille eesmärgiks oli välja selgitada, kui ladus on masinloetavate andmete edastamine Maksu- ja Tolliametile ettevõtja vaatest ning mida saaks kasutaja jaoks mugavamaks teha.
10 ettevõtjaga viidi novembris ja detsembris läbi poolstruktureeritud intervjuud. Intervjueeritavate ettevõtjate valimi pani kokku Maksu- ja Tolliamet, pidades silmas, et kaasatud oleksid erineva vanuse, töötajate arvu ja käibega ettevõtted. Valimis olid ainult ettevõtted, kes juba masinloetavaid andmeid edastavad.
Intervjuude käigus uuriti ettevõtjate kasutajakogemust, üleminekut masinloetavatele andmetele, toimetulekut veateadetega ning seda, milliseid aruandeid ettevõtjad tulevikus eelisjärjekorras tahaksid masinloetaval kujul majandustarkvarast esitada.
Kuigi masinloetavate andmete edastamise võimalus on olemas, kasutab seda vähem kui 10 protsenti Eesti ettevõtjatest.
Käibedeklaratsiooni KMD, tulu- ja sotsiaalmaksudeklaratsiooni TSD ning töötamiseregistrti TÖR andmeid saab esitada e-teenuste keskkonnas e-MTA, sisestades andmeid käsitsi või laadides XML- või CSV-formaadis failist. (e-MTA) Just viimased variandid on hästi omaks võetud ning andmepõhine edastamine on vähem levinud.
Ettevõtjad, kes masinloetavaid andmeid edastavad, on teenusega rahul
Ettevõtjad, keda intervjueeriti, olid MTA teenuste ning masinloetavate andmete edastamise võimalusega rahul. Selle võib kokku võtta sõnadega: „Eestis on masinloetavate andmete edastamisega väga hästi võrreldes muu maailmaga. Kui käid mujal, siis saad aru, kui hea on olukord Eestis.“
„Masinloetavate andmete esitamisel on väga lihtne põhjus - käsitööd on vähem ja vigu on vähem. Kui süsteemid töötavad, siis on see oluliselt väiksema ajakuluga. Olen alati selle poolt, et kui midagi on võimalik automaatsemaks teha, siis me seda ka teeme.“
„Üldiselt võib öelda, et riigi poolt on 10 palli süsteemis tehtud 8, jätame 2 punkti arenemisruumi, aga üldiselt on täitsa hea.“
Mikroettevõtjad ja andmepõhine aruandlus
Huvi andmepõhise aruandluse ja e-arvete vastu on suur mikroettevõtete seas, sest ettevõtete omanikud teevad raamatupidamist valdavalt ise ning nad tahavad sellele kulutada nii vähe aega ja vaeva kui võimalik.
Võtmeisikud andmepõhisele aruandlusele üleminekul on siin ettevõtjad ning neile oleks toeks vaja raamatupidamiskoolitusi või nõuandeliini, et nad saaksid ise võimalikult ladusalt toimetada. Intervjueeritavad mikroettevõtjad kasutasid või olid ettevõtlusega alustades kasutanud e-arveldaja teenuseid ning need teemad oli mikroettevõtjate vaatest väga läbi põimunud.
Teiste tarkvarade puhul kasutavad ettevõtjad valdavalt raamatupidaja abi, e-arveldajate kasutajate seas on aga tavaline, et raamatupidamisega tegeleb ettevõtte juht ja omanik, kellel puudub raamatupidamise alane ettevalmistus. Teenus on ettevõtja vaates tehtud väga lihtsaks, kuid eriti alguses oleks vaja nõu ja abi.
E-arveldaja on riiklik raamatupidamistarkvara, mille on loonud Registrite ja Infosüsteemide keskus (RIK). Algselt oli see suunatud alustavatele ja väikeettevõtjatele ning tänaseks on see kohaldatud ka mittetulundusühingutele ning sihtasutustele.
Kuidas mikroettevõtja andmepõhise aruandluseni jõuab? „Saime e-arveldajast paketi, mis mingi perioodi oli tasuta. Vaatasime, kuidas me sellega hakkama saame ja nii ta läks. Me isegi ei tea, mis need teised võimalused võiksid olla.“
„Meil üleminekut ei olnud, et ühel päeval juhatus tuleb kokku ja otsustab üle minna masinloetavatele andmetele. Kohe algusest peale otsustasime teha nii lihtsalt kui võimalik ja esimene valik väikesele ettevõttele on e-arveldaja.“
Keskmised ja suured ettevõtted
Huvi automaatsete lahenduste vastu on suur ka keskmiste ja suurte ettevõtete seas, sest nende halduskoormus on suur ning aja- ja rahavõit e-arvetest ja andmepõhisest aruandlusest on tuntav. Võtmeisikud on ettevõtjad, finantsjuhid, kes otsivad kohti automatiseerimiseks ja kokkuhoiuks.
„Elu läks väga palju lihtsamaks. Aja kokkuhoid on märkimisväärne. Raha kokkuhoiu osas on meie raamatupidamine muutunud kiiremaks. Julgen arvata, et ka odavamaks. Meil on kõik hästi ära automatiseeritud ja paberi peal on asju minimaalselt.“
Väikeettevõtted, mõne aasta vanused mikroettevõtted
Väikeettevõtete puhul on ettevõte kasvanud ning omanik on palganud raamatupidaja. Kuna tegelikult ei ole halduskoormus veel väga suur, siis on ettevõtte juhil ja omanikul ükskõik, kuidas raamatupidaja andmeid edastab. Võtmeisikud on siin raamatupidajad, kellele tuleks selgitada viise, kuidas oma tööd lihtsamaks ja efektiivsemaks teha. Olulised on ka majandus- ja raamatupidamistarkvarad.
„Ettevõtja, kes ise raamatupidamist ei tee, ostab seda sisse ja nad ei teagi, kas raamatupidaja teeb seda käsitsi või mitte. See kõik on raamatupidaja enda tööaeg - kui palju ta teeb mõttega tööd ja kui palju ta teeb toksimise tööd.“
„Uuest aastast hakkan kasutama raamatupidamisteenust. Enam ei ole vahet, kas masinloetavad andmed ja e-arved toimivad või ei. Raamatupidaja teeb selle ära.“
Hinnang MTA teenustele
Kõik intervjueeritud ettevõtted olid MTA teenustega rahul. Ettevõtjate jaoks on ka maksukuulekuse skoor hea tööriist, sest selle põhjal saab tagasisidet.
MTA kodulehelt pole ettevõtjad üldiselt vastuseid otsinud, pigem eelistatakse helistada, et nii muredele lahendus leida. Kusjuures toodi välja, et helistades on teenindus alati väga meeldiv. Üks ettevõtja märkis, et vana koduleht oli parem, aga tänane lahendus töötab ka.
Valdav osa ettevõtjaid saavad ka veateadete põhjal aru, millega on tegemist ning mida tuleb parandada, et deklaratsioon õigesti esitatud saaks.
„Ikka on olnud ka veateateid. See alguses võtab veidi mõtlemist, aga ta ütleb kohe ära, kuidas viga on tekkinud. Kõige rohkem probleeme on olnud dividendi väljamaksega ja esimene kord kulus 2 päeva, et aru saada.“
Pigem teeb suurematele ettevõtetele muret andmete esitamine Statistikaametile. Ettevõtted sooviksid, et samu andmeid ei peaks erinevatele riigiasutustele mitu korda esitama. Kõige koormavam on see, kui aruandluskohustus tekib üleöö.
„Ma saan aru, et ma peaksin suutma jälgida, mis kohustused mul on, aga sellega järje peal olla on väga keeruline. Kui need kohustused tulevad üle öö, siis sa pole oma süsteeme ka nii üles ehitanud nagu vaja ja andmete saamine on valus käsitöö.“
Ettevõtjate mõtted MTA teenuste kohta
- Tervise- ja spordikulud võiksid majandustarkvarast automaatselt liikuda.
- Ideaalis oleks hea, kui deklaratsiooni MTA-s üle kinnitama ei peaks.
- Kui töötaja on haigluslehel, siis peab sisestama tema viimase 6 kuu keskmise töötasu. See võiks tulla automaatselt MTA-st.
- Krüptovarade kirjendamine raamatupidamises on lahendamata.
- MTA keskkonnas ei ole võimalik TSD-d ja KMD-d eraldi silmapaaridele näidata. „Olen aga tundnud, et tahaksin KMD, TSD või TÖR-i ligipääse anda erinevatele inimestele.“
- 1000-euroste arvete esitamisel võib ettevõtja teha kõik õigesti, kuid saada ikkagi veateate, sest mõni arve on läinud järgmisesse kuusse. „Kui mul mingil põhjusel on eelmisest kuust ostuarve puudu jäänud ja panen selle järgmisesse kuusse, siis läheb see punaseks. Need on väikesed detailid, aga need häirivad. Kuna need andmed on tegelikult MTA-l olemas.“
Ettepanekud e-arveldaja kohta
Paljude mikroettevõtete jaoks on masinloetavate andmete edastamine seotud e-arveldajaga, seepärast oli ettepanekuid, mida võiks e-arveldajas paremini teha. Mõned välja käidud ideedest laienevad ka teistele raamatupidamistarkvaradele. Valdavalt olid mikroettevõtjad e-arveldaja teenustega rahul ning sellest loobuti, kui ettevõte kasvas suureks, oli vaja lisa funktsionaalsust või oli soov palgata raamatupidaja.
- Deklaratsioonide esitamise kuupäeval, kui andmed on uuendatud, näiteks pangakonto laetud, siis e-arveldaja võiks automaatselt aruanded genereerida. Võiks tulla push notification, et saada ära.
- E-arveldaja ei arvuta viivist, maksuintresse, kui see väli jääb täitmata, siis TSD ei lähe kohale. See tuleb käsitsi üle käia.
- Võiks olla otseliidestus pangaga, et ei peaks ka konto andmeid laadima. „Kas e-arveldaja võiks ise pangast andmeid küsida?“
- Mikroettevõtja vajaks e-arveldajas rohkem kasutajatuge. Eriti on puudus raamatupidamisalasest nõustamisest. Selleks võiks olla nõustamisliin.
- Ükski raamatupidaja e-arveldajasse ei tule.
- E-arveldajas peaks olema kasutajasõbralikum mobiilivaade.
- E-arveldaja ei täida automaatselt dividendivorme.
- Ideaalne oleks, kui saaks ka makse e-arveldajas ära teha. Saadad aruanded ära ja maksad kohe.
- „Selle pärast on e-arveldaja keskkond mugav, et ei ole vaja tarkvara paigaldada. Eelmise ERPiga oli suur segadus.“
- „Haigekassa süsteem on keeruline ja seda on vaja käsitsi teha. Sealt ei jõua informatsioon kuidagi e-arveldajasse.“
- Erisoodustusmaksud võiksid automaatselt tulla.
Miks ei kasutata e-arveid või ei esitata masinloetavaid andmeid
Ettevõtjad, kes esitavad masinloetavaid andmeid on e-arveid kas vastu võtnud ja/või välja saatnud ning saavad aru nende eelistest. Samas tõid nad välja palju selgitusi, miks üks või teine ettevõte e-arveid siiski kasutada ei taha. Valdav osa hirmudest on seotud kulutuste ja teadmatusega ning siin oleksid abiks koolitused ja teavitus.
Tööstusettevõte, mis on väga seotud oma ERP-iga ei saa teenusepakkujat vahetada, kuigi ERP ei suuda masinloetavaid andmeid edastada.
- Valdavalt eksportiva ettevõtte jaoks on suurim probleem e-arvete üleeuroopalise standardi puudumine majandustarkvaras. „Eesti e-arved ei ole samas formaadis, mis mujal maailmas. Arvekeskused kuidagi suudavad neid formaate muuta, aga minu parima teadmise juures on see nende enda põlve otsas tehtud arendus või on seal mingi käsitöö vahel. See on päris kallis teenus ja selle võiks ringi teha. Euroopas võiks olla üks standard.“
- „Kui formaat on kokku lepitud, siis miks ei või e-mailiga e-arvet saata? Miks on vaja vahele teenusepakkujat?“ Riigi poole pealt oleks siin tarvis teha teavitustööd küberturvalisuse ja e-maili haavatavuse kohta.
- Paljud inimesed kardavad, et e-arvetega tegelemine on hirmus kallis. Ka selle probleemi lahendab suurem teavitustöö e-arvete ja nendega seotud kasutustasude kohta.
- Inimesed kardavad e-arvete puhul kontrolli kaotamist oma firma rahaasjade üle. „Kui e-arve liigub tarkvarast tarkvarasse, siis ei jää jälge maha. See läheb ainult programmide kaudu ja see hirmutab inimesi.“
- Kasutaja ei ole kindel, kas e-arve ikka läks teele. „Küllap ta läks ja küllap ta jõudis ja kuhu ta ikka kadus? Mõnikord sai e-kirja teel üle küsida, kas arve ikka jõudis. Lõpuks jõudsid kõik arved kohale ja said ka makstud.“ Teadmatuse vähendamiseks peavad tarkvarad looma logivaate, e-arve staatuse kontrollimiseks. Arenduse jaoks pakub MKM ettevõtetele toetust.
- „Arvasin, et e-arved on üks paha ja keeruline asi, kui kasutasin eelmist panka. Kui olen LHV-s, siis on kõik väga lihtne.“
- On ettevõtteid, kus masinloetavad ja PDF arved ei klapi ümardamisvigade tõttu.
- Ettevõtja ei tea, kuidas e-arved töötavad.
Mida veel võiks masinloetaval kujul esitada?
- Taimekasvatusettevõte esitab keskkonnaaruandeid ja see on suur koormus.
- Paljud ettevõtjad sooviksid liidestust Tervisekassaga.
- Suur koormus on Statistikaameti aruannete esitamine ning seda kohustust võiks pikemalt ette teada.
- Majandusaasta aruande esitamisele tarkvarast andsid ettevõtjad erinevaid hinnanguid. Mõni saab selle e-arveldajast esitatud, teised kahtlevad taolise töö võimalikkuses. „Oleme majandusaasta aruande koostamise sisse ostnud. Hetkel ei tea, kas tahaks seda automaatselt esitada. Ilmselt kui kõik saaks genereeritud, nii nagu KMD ja TSD, siis võiks küll esitada masinloetaval kujul.“
„Mingite andmete korjamine finantstarkvarast võib aasta jooksul olla väga suur töö ja sul on lihtsam seda korra aastas teha käsitööna. Töö võtab kokkuvõttes nii vähem aega. Alati on see kaalukeel, kui tahad mingeid andmeid saada mingi detailsusega, siis sa vaatad, kui suur on töömaht, et neid andmeid korjata. Kui korjamise maht ja kokkuvõtte maht on väga erineva mastaabiga, siis võid teha korra aastas käsitööd, et mitte oma süsteemi mingite andmete korjamisega koormata.“
„E-arveldajas on sisestamise vaade majandusaasta aruande puhul keeruline. Ma ei ole kohanud kedagi, kes seda automaatselt kanda saaks.“
| Tegutsenud 3 aastat | Käive: 130 000 € | Töötajate arv: 2 | Tegevusala: tarkvaraarendus |
| Tegutsenud 1 aasta | Käive: 150 000 € | Töötajate arv: 4 | Tegevusala: ärinõustamine |
| Tegutsenud 25 aastat | Käive: 1 300 000 € | Töötajate arv: 11 | Tegevusala: taimekasvatus |
| Tegutsenud 5 aastat | Käive: 180 000 € | Töötajate arv: 5 | Tegevusala: IT-konsultatsioonid |
| Tegutsenud 19 aastat | Käive: 66 000 000 € | Töötajate arv: 81 | Tegevusala: puitpelletite tootmine |
|
Tegutsenud 4 aastat |
Käive: 250 000 € | Töötajate arv: 1 | Tegevusala: õhksoojuspumpade müük |
| Tegutsenud 3 aastat | Käive 120 000 € | Töötajate arv: 2 | Tegevusala: meiliturundus |
| Tegutsenud 4 aastat | Käive: 13 000 € | Töötajate arv: 1 | Tegevusala: toodete maaletoomine |
| Tegutsenud 4 aastat | Käive: 150 000 € | Töötajate arv: 1 | Tegevusala: elektritööd |
| Tegutsenud 2 aastat | Käive: 9 000 € | Töötajate arv: 1 | Tegevusala: õigusnõustamine |